Deze privacyverklaring informeert u over de verwerking van uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van de adviseringsdiensten van BitGuidance (de “Dienstverlening”).

Verwerkingsverantwoordelijke

BitGuidance is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven, behalve indien voor een specifieke verwerking anders wordt aangegeven.

De vestigings- en contactgegevens van BitGuidance zijn:

RP Guidance B.V.

Stationsplein 8 K (6221 BT) Maastricht

KvK: 88328767

Website: Bitguidance.nl

E-mail adres: richard@bitguidance.nl

Doeleinden van de verwerkingen

Als u de Dienstverlening gebruikt, kan BitGuidance uw persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden:

  • Om het leveren van de Dienstverlening mogelijk te maken;
  • Om de Dienstverlening, uw persoonsgegevens en/of onze eigendommen te beveiligen;
  • Om contact met u te kunnen onderhouden over de Dienstverlening of over soortgelijke diensten die wij aanbieden;
  • Om de kosten voor de Dienstverlening bij u in rekening te kunnen brengen en dat te kunnen verwerken in onze financiële administratie;
  • Om te onderzoeken hoe onze Dienstverlening gebruikt wordt, zodat wij verbeteringen kunnen aanbrengen waar nodig;
  • Om ooit wellicht onze onderneming (incl. goodwill / klantenbestand) te kunnen overdragen, in het kader van een bedrijfsovername of doorstart.

Grondslagen

Verwerkingen die noodzakelijk zijn voor onze overeenkomst met u

Dit zijn de persoonsgegevens die wij moeten verwerken om met u de overeenkomst voor het gebruik van de Dienstverlening te kunnen aangaan en om de overeenkomst met u te kunnen uitvoeren (artikel 6 lid 1 sub b AVG):

  • Naam
  • Adres
  • Woonplaats
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Geboortedatum
  • Klantnummer
  • Type dienstverlening
  • De bedragen die aan u in rekening zijn gebracht
  • IP-adres
  • Zakelijke documentatie zoals overeenkomsten
  • De communicatie die u met ons uitwisselt in het kader van het afsluiten en het uitvoeren van uw overeenkomst met ons, zoals brieven, e-mails, andere tekstberichten en/of notities of opnames uit telefoongesprekken.
  • In het geval van een rechtspersoon: de gegevens die benodigd zijn om vast te stellen of u bevoegd bent de overeenkomst aan te gaan.

Het verstrekken van deze gegevens is een noodzakelijke voorwaarden om de overeenkomst tot gebruik van de Dienstverlening te kunnen sluiten, zoals bedoeld in artikel 13 lid 2 sub e AVG. Zonder over deze persoonsgegevens te beschikken, kunnen wij de dienst niet aan u leveren.

Verwerkingen waartoe wij wettelijk verplicht zijn

Dit zijn de persoonsgegevens die wij moeten verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten (art. 6 lid 1 sub c AVG):

  • De persoonsgegevens die zijn vervat in onze financiële administratie, namelijk:
    • Naam, adres en woonplaats;
    • De bedragen die aan u in rekening zijn gebracht;
    • De datums waarop wij bedragen aan u rekening hebben gebracht;
    • De soort diensten waarop de in rekening gebrachte bedragen betrekking hebben, zodat het juiste btw-tarief kan worden bepaald;
    • BTW-nummer; en
    • KVK-nummer.

Verwerkingen die noodzakelijk zijn voor een gerechtvaardigd belang

Dit zijn de gegevens die wij verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang:

  • Gegevens met betrekking tot onze rechtsverhouding met u, indien wij reden hebben om aan te nemen dat deze gegevens van belang kunnen zijn voor onze bewijspositie in het kader van een (dreigend) geschil of anderszins noodzakelijk kunnen zijn voor de bescherming van onze rechtspositie.

Verwerkingen op basis van uw toestemming

Als wij persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, vertellen wij u welke gegevens dat zijn en voor welk doel wij die willen gebruiken op het moment dat wij de toestemming aan u vragen. Persoonsgegevens die wij verwerken op basis van uw toestemming worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt, of uiterlijk vijf jaar nadat wij de persoonsgegevens voor het laatst op basis van uw toestemming hebben gebruikt.

Bewaartermijnen

De fiscale en financiële gegevens die wij op grond van de wet moeten verwerken in onze administratie, bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn van zeven (7) jaar. Uw contactgegevens, en alle correspondentie wij met u hebben gevoerd, bewaren wij tot vijf (5) jaar nadat onze Dienstverlening aan u is geëindigd. De Dienstverlening aan u eindigt wanneer uw pakket verloopt, aan het einde van de looptijd van het abonnement met inachtneming van verlengingen of wanneer u besluit de werkzaamheden op uurbasis op te zeggen. Deze bewaartermijn van vijf (5) jaar is nodig om te kunnen opzoeken wat er met u is afgesproken en wat wij voor u hebben gedaan, als u daar eventuele vragen of onverhoopte klachten over heeft. Als wij uw gegevens langer moeten bewaren in verband met een (dreigend) juridisch geschil, loopt de bewaartermijn af als het geschil helemaal is opgelost en afgewikkeld.

Delen van persoonsgegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden in de volgende gevallen:

Delen met verwerkers

Voor sommige onderdelen van onze bedrijfsactiviteiten schakelen wij dienstverleners buiten onze eigen organisatie in. Wanneer die dienstverleners daarbij ook persoonsgegevens voor ons verwerken, zijn zij onze “verwerkers”. Wij sluiten dan met hen een verwerkersovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 28 lid 3 AVG.

Wij maken gebruik van de volgende soorten verwerkers:

  • Een boekhoudings- en administratiekantoor voor de invoer, opslag en bewerking van gegevens in onze financiële boekhouding;
  • Een boekhoudings- en administratieprogramma voor de opslag van onze financiële boekhouding;
  • Een websiteprovider om onze website te kunnen tonen en te beveiligen;
  • Een chatprovider voor het op basis van uw toestemming groepsgewijs delen van adviezen en tips; en
  • Een provider voor e-mailcommunicatie en documentbeheer voor communicatie met klanten en het vastleggen van gemaakte afspraken.

Het is mogelijk dat een verwerker uw persoonsgegevens rechtstreeks bij u verzamelt, namens ons. In zulke gevallen instrueren wij onze verwerker om alleen de persoonsgegevens te verzamelen die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening die wij met die verwerker overeengekomen zijn. Als u daarbuiten nog meer persoonsgegevens verstrekt aan een verwerker van ons, doet u dat uit eigen keus; wij zijn in zo’n geval niet de verwerkingsverantwoordelijke voor die extra persoonsgegevens.

Delen op basis van een wettelijke plicht

Wij delen uw persoonsgegevens met derden als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Bijvoorbeeld:

  • Als de politie of een andere opsporingsdienst, de Belastingdienst of een andere autoriteit bevoegdelijk persoonsgegevens bij ons opvordert;
  • Als een private partij op grond van een wettelijke bevoegdheid gerechtvaardigd aanspraak maakt op afgifte van of inzage in uw persoonsgegevens.

Als een vordering tot afgifte van uw persoonsgegevens bij ons binnenkomt, stellen wij u daarvan op de hoogte, tenzij dat op basis van de wet niet is toegestaan.

Delen op basis van een gerechtvaardigd belang

§  Beveiliging en onze juridische belangen

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden zoals onze advocaat en/of een gerechtsdeurwaarder, een (forensisch) accountant, recherchebureau, cyber security- of andere onderzoekers en/of de politie indien dit redelijkerwijs nodig is:

  • om de rechten, eigendommen of de veiligheid van ons, onze klanten, onze medewerkers of het publiek te beschermen;
  • om onszelf of onze klanten te beschermen tegen frauduleus of anderszins onrechtmatig, ongepast of beledigend gebruik van de Dienstverlening;
  • om te reageren op een (dreigende) aansprakelijkstelling of andersoortige (dreigende) rechtsgevolgen.

Als wij uw persoonsgegevens op deze grond delen, stellen wij u daarvan op de hoogte wanneer en voor zover dat niet interfereert met het belang van het onderzoek of de maatregelen waarvoor wij de gegevens moeten delen.

§   Fusie of overdracht van onderneming

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden indien wij onze onderneming, of een op zichzelf staand gedeelte daarvan, willen gaan verkopen (al dan niet in het kader van een doorstart) of als onze onderneming wil gaan fuseren met een andere. In de voorbereidende fase van de verkoop of fusie kunnen wij uw persoonsgegevens delen met potentiële kopers of fusiepartners. Zodra onze onderneming daadwerkelijk overgedragen wordt of fuseert, delen wij uw persoonsgegevens met de definitieve koper of fusiepartner. In de voorbereidende fase van de verkoop proberen wij persoonsgegevens die deel uitmaken van onze ondernemingsinformatie zo veel mogelijk te anonimiseren.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet ‘los’, buiten het kader van een ondernemingsoverdracht, aan een organisatie die daar iets heel anders mee gaat doen dan wij.

Als wij uw persoonsgegevens voor het doel van een ondernemingsoverdracht of fusie aan een derde willen gaan overdragen, stellen wij u daarvan op de hoogte zodra dit kan, zonder de voorbereidende fase van de overdracht of fusie te verstoren.

Als wij uw persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang met een derde delen, en die derde niet reeds op grond van de wet of op basis van een beroepsreglement tot een bij het verstrekkingsdoel passende mate van vertrouwelijkheid verplicht is, sluiten wij met die derde een overeenkomst tot geheimhouding voordat wij de persoonsgegevens verstrekken.

Automatische besluitvorming en/of profilering

Om de dienstverlening aan u te kunnen verlenen, maken wij geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Uw persoonsgegevens worden zo veel mogelijk binnen de EER verwerkt. Indien wij persoonsgegevens buiten de EER verwerken, gebeurt dat zo veel mogelijk in een land waarvoor een adequaatheidsbesluit geldt.

Als wij ons genoodzaakt zien om toch persoonsgegevens te moeten verwerken in een land waarvoor geen adequaatheidsbesluit geldt, maken wij gebruik van de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractsbepalingen, om ervoor te zorgen dat de verwerker bij wie wij de persoonsgegevens plaatsen, deze in overeenstemming met het Europese privacyrecht verwerkt.  

Als u gebruik maakt van de dienstverlening worden uw persoonsgegevens doorgegeven naar de volgende landen buiten de EER:

  • Verenigde Staten

Beveiliging van uw persoonsgegevens

BitGuidance neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen. Wij zorgen ervoor dat deze in lijn blijven met de actuele stand van de techniek.  Wij hebben in ieder geval de volgende soorten maatregelen genomen:

  • Wij hebben fysieke maatregelen getroffen voor de plekken waar wij fysieke stukken met persoonsgegevens hebben opgeslagen, om ervoor te zorgen dat geen onbevoegden toegang hebben tot onze documenten en computers. Op grond van de algemene voorwaarden van BitGuidance zijn wij aan geheimhouding gebonden.
  • Wij gebruiken waar nodig diverse beschermingsmaatregelen om gevoelige informatie en persoonsgegevens (zoals accountwachtwoorden en andere identificeerbare informatie) te versleutelen tijdens verzending.
  • Wij maken, voor zover redelijkerwijs mogelijk, gebruik van twee-factor-authenticatie overal waar gevoelige informatie en persoonsgegevens opgeslagen staan.
  • Gevoelige informatie wordt versleuteld opgeslagen voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.
  • Er worden, voor zover redelijkerwijs mogelijk, back-ups van persoonsgegevens gemaakt.

Voor zover wij gebruik maken van de diensten van derden, die voor ons als verwerker van persoonsgegevens optreden, zijn deze verwerkers tegenover ons contractueel verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens te treffen.

Hoewel wij onze best doen voor goede beveiliging, moeten wij erop wijzen dat absolute veiligheid bij het opslaan van persoonsgegevens en het verzenden van gegevens via het internet nooit gegarandeerd kan worden.

Uw rechten

Voor alle verwerkingen die wij doen op basis van uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken. Wij stoppen dan met de betreffende verwerking. De verwerkingen die voordien hebben plaatsgevonden op basis van uw eerder verstrekte toestemming, worden niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.

Voor alle verwerkingen die wij doen op basis van een gerechtvaardigd belang, heeft u het recht om bezwaar te maken als er voor u specifieke redenen zijn waarom uw belang zich in het bijzonder tegen de verwerking verzet.

In alle gevallen heeft u het recht om ons te vragen om inzage in de persoonsgegevens die wij over u verwerken, het recht om fouten in uw persoonsgegevens te laten verbeteren (‘recht op rectificatie’) en het recht om onterecht verwerkte persoonsgegevens te laten verwijderen.

Als een verwerking onterecht is, maar u de gegevens toch niet meteen wilt laten verwijderen, kunt u ook gebruik maken van het recht op ‘beperking van de verwerking’. Een beperking van de verwerking houdt in dat wij uw persoonsgegevens wel bewaren, maar verder nergens voor gebruiken.

In sommige gevallen heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u de door ons verwerkte persoonsgegevens in praktisch hanteerbare digitale vorm van ons kunt ontvangen, of door ons aan een nieuwe dienstverlener kunt laten overdragen. Dit recht geldt alleen voor persoonsgegevens die u aan ons verstrekt heeft en die wij verwerken op basis van uw toestemming, of omdat ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst met u.

Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens aan het slot van deze privacyverklaring.

Klachtrecht

Als u ontevreden bent over iets wat met onze verwerking van uw persoonsgegevens te maken heeft, verzoeken wij u om dat met ons te bespreken, zodat wij kunnen proberen om het op te lossen. U kunt daarvoor contact met ons opnemen via de contactgegevens aan het slot van deze privacyverklaring.

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als wij uw bezwaar zelf niet binnen een redelijke termijn kunnen oplossen.

Contact

Voor vragen of opmerkingen over onze verwerking van persoonsgegevens, of voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via:

Telefoonnummer: +31 (0) 43 79 99 035

E-mailadres: richard@bitguidance.nl

Adres: Stationsplein 8 K (6221 BT) Maastricht